Editace stránky Skartace

Školy mají povinnost uchovávat dokumenty po dobu jejich skartační lhůty. Dle různých zdrojů však '''skartace''' dokumentů není povinná. Škola dále může dokumenty uchovávat. Pokud by se jich však chtěla zbavit, je povinna tak učinit vhodným způsobem, kterým je právě skartace. Myslí se tak na osobní údaje na nich uvedené, aby prostým vyhozením dokumentu nedošlo k úniku osobních údajů.

Tím se dostáváme od skartace k '''ochraně osobních údajů'''. Jedná-li se o zákonnou lhůtu pro zpracování osobních údajů či o lhůtu danou souhlasem se zpracováním osobních údajů, po jejím uplynutí již škola nemá právo osobní údaje zpracovávat a je povinna je vymazat. Neslučujme však výmaz osobních údajů se zničením celého dokumentu. Pokud je škola schopna z dokumentu osobní údaje vymazat (buď zcela nebo je anonymizovat), dokument bez nich může být dále uchováván. V případě papírových dokumentů by se jednalo o náročný úkon, v případě elektronických dokumentů např. ve školních matrikách, je situace („aby se vlk nažral a koza zůstala celá“) řešitelná.

Dokumentace školy může být vedena elektronicky, MŠMT podporuje přednostně tento způsob. 

[https://www.msmt.cz/file/50687/ INFORMACE MŠMT K VEDENÍ DOKUMENTACE O DĚTECH, ŽÁCÍCH A STUDENTECH A NĚKTERÉ DALŠÍ DOKUMENTACE V ELEKTRONICKÉ A LISTINNÉ PODOBĚ]
https://www.msmt.cz/file/50687/

Většinu dokumentů není třeba tisknout, označení skartačními znaky však potřebuje i elektronická dokumentace – zde jsou skartační lhůty dokumentace ZUŠ. Závaznost uvedených lhůt a znaků je dána dohodou mezi jednotlivými školami a příslušnými státními archivy. Škola se řídí svým Spisovým a skartačním řádem.

Výběr ze seznamu dokumentace škol a školských zařízení vydaného MŠMT (VZOROVÝ SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN PRO ZÁKLADNÍ UMĚLECKÉ ŠKOLY)
<ul><li>Zřizovací listiny, dodatky a změny, rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku, výpisy ze školského rejstříku (A 10)</li><li>Třídní kniha pro kolektivní výuku (S 10)</li><li>Třídní kniha pro individuální a skupinovou výuku (S 10)</li><li>Vložka do třídní knihy pro skupinové vyučování – taneční obor (S 10)</li><li>Vložka do třídní knihy pro skupinové vyučování – taneční obor (S 10)</li><li>Katalog o průběhu vzdělávání – hudební obor (S 10)</li><li>Katalog o průběhu vzdělávání – výtvarný obor (S 10)</li><li>Katalog o průběhu vzdělávání – taneční obor (S 10)</li><li>Katalog o průběhu vzdělávání – literárně dramatický obor (S 10)</li><li>Katalog nastudovaných skladeb a záznamy o vystoupeních – obal (S 10)</li><li>Katalog nastudovaných skladeb a záznamy o vystoupeních – vložka (S 10)</li><li>Výkaz třídních knih (S 10)</li><li>Protokol o přijímání žáků a komisionálních zkouškách (S 10)</li><li>Výkaz žáků a vyučovacích hodin (S 5)</li><li>Přihláška do ZUŠ (S 5)  </li><li>Rozvrhy tříd a učeben (S 1) </li><li>Osobní spisy žáků (S 10)</li><li>Vysvědčení /nevyzvednuté, duplikáty/ (S 3)</li><li>Záznam o školním úraze – těžké a smrtelné/ostatní (A 10/S 10) </li><li>Kniha úrazů (A 5)</li><li>ŠVP po skončení platnosti (A 5)</li></ul>

'''Skartační znak''' vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení.<br />Skartační znak A (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu.<br />Skartační znak S (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení.<br />Skartační znak V (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S.